bab 10. proses kmunikasi dalam perusahaan

1.KEGIATAN KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

Banyak prinsip manajemen yang harus diperhatikan, terlebih-lebih dalam
membicarakan komunikasi yang diselenggarakan oleh suatu perusahaan.
Sebagai suatu organisasi, setiap perusahaan mempunyai hiérarchie (tingkatan)
yang mengakibatkan komunikasi di dalamnya.
Semua ini mempunyai akibat terhadap penyelenggaraan komunikasi yang
juga dapat mempengaruhi hubungan antar manusia di dalam dan di luar
perusahaan. Hal ini berarti bahwa setiap kegiatan komunikasi senantiasa
melibatkan orang lain. Apabila pada satu pihak kegiatan komunikasi menjadi
suatu mekanisme sosialisasi, integrasi dan peningkatan kerjasama, maka pada
pihak yang lain kegiatan itu merupakan pencerminan dari situasi sosialisasi
dan kerjasama yang dimaksud. Dengan demikian, maka setiap kegiatan
komunikasi mempunyai dua aspek, yaitu aspek aktif dan aspek pasif. Aspek
aktif berupa kegiatan yang bertujuan mempengaruhi situasi dan dapat
mengubahnya , sedangkan aspek pasif adalah pencerminan situasi sosial yang
memanfaatkan komunikasi tersebut. Selain itu, kegiatan komunikasi
merupakan suatu alat sosialisasi yang netral, yaitu dapat menimbulkan integrasi
tetapi juga desintegrasi, dapat meningkatkan kerjasama tetapi juga
pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat
diplomasi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau peperangan.
Karena itu, pengaruh komunikasi tergantung dari sikap komunikator itu
sendiri, yaitu untuk tujuan apa komunikasi itu dilakukan dengan maksud
damai atau menimbulkan pertentangan

2.PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN
Setiap proses komunikasi sekurang-kurangnya mempunyai 5 komponen,
yaitu :
1. ide atau kejadian yang akan diberitakan
2. komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita
3. pesan yang dirumuskan dan disalurkan
4. menginterpretasikan pesan
5. tujuan kegiatan pemberitaan


3. HUBUNGAN ANTAR MANUSIA
Suatu lembaga bisnis, entah itu kecil maupun besar harus mampu
menciptakan komunikasi antar manusia ( human relation ) yang kondusif,
baik yang bersifat internal (menjalin hubungan baik dengan anggota
komunitas) maupun yang bersifat eksternal ( menjalin hubungan dengan orang
di luar komunitasnya ).
Komunikasi antar manusia yang bersifat internal bertujuan
mempertahankan integrasi secara psikologis maupun sosial. Efek dari stabilitas
ini adalah tingkat produktivitas ( baik kuantitas maupun kualitasnya ) yang
akan meningkat. Agar kepuasan, loyalitas dan integritas individu semakin
baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku
pengakuan eksistensi individu di dalam lingkungannya. Jika kita tahu cara
yang sangat efisien, kita sesungguhnya tidak membutuhkan dana yang besar.
Cukup ada jaminan untuk lebih banyak memperhatikan orang lain.
Sementara itu, komunikasi antar manusia yang bersifat eksternal
diperlukan karena pusat pembelian biasanya terdiri atas beberapa orang dengan
kedudukan, wewenang, empati dan sikap yang berbeda-beda. Maksudnya tentu
saja bahwa diperlukan pendekatan komunikasi yang berbeda-beda agar dapat
mnecapai orang-orang itu.
Ada kalanya komunikasi interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis,
karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar
yang secara geografis sangat luas dan tercerai berai ( tidak mengelompok ).
Oleh karena itu tidak perlu ragu-ragu untuk menentukan strategi komunikasi
massa.
Komunikasi massa adalah proses di mana organisasi media memproduksi
pesan-pesan ( message ) dan mengirimkannya ( transmit ) ke publik yang
besar ( large publik ). Dan melalui proses tersebut sejumlah pesan akan
digunakan atau dikonsumsi oleh audiens. Sentral studi komunikasi massa
adalah media. Bila dikatakan bahwa sistem media merupakan bagian dari
sistem dalam konteks yang lebih besar, yaitu politik, ekonomi, dan institusi
kekuasaan, studi komunikasi massa juga mempelajari kaitan sistem-sistem
tersebut dengan keberadaan dan fungsi media massa dalam masyarakat. Oleh
karena studi komunikasi massa bersifat kompleks, analisis yang mendalam
terhadap faktor-faktor terkait di seputar media dibutuhkan.
Hubungan masyarakat menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam
jajaran masing-masing. Peranannya sebagai wahana komunikasi ke dalam
maupun keluar. Ke dalam berusaha menyelenggarakan ke dalam tubuh
organisasi, keluar memberikan informasi kepada masyarakat dan lingkungan.
Penyelenggaraan ke dalam dan keluar berfungsi menjaring ( filterisasi ),
mengelola, dan menyajikan informasi yang diperlukan sehingga sesuai dengan
kebutuhan komunikasi dari kelompok sasaran yang dituju. Mengelola dan
menyaring masukan dari luar menyelenggarakan komunikasi yang sehat kepada
masyarakat sehingga mereka mendukung dan menyetujui apa yang diharapkan.
Hubungan masyarakat disebut juga public relation ( purel ) dengan ruang
lingkup ( scope ) kegiatan yang menyangkut baik individu keluar dan semua
kegiatan diselenggarakan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi masing-
masing lembaga atau organisasi.
Tujuan hubungan masyarakat mengembangkan hubungan yang harmonis
dengan pihak lain yaitu public ( umum, masyarakat ). Tujuan hubungan
masyarakat adalah untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap budi
yang meluangkan bagi lembaga atau organisasi di suatu pihak dan dengan
public di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik.

Fungsi hubungan masyarakat mengandung 3 ( tiga ) unsur, yaitu :
1. Mempengaruhi pendapat
2. Cara mempengaruhi dengan penyajian yang dapat diterima
3. Komunikasi yang digunakan dua orang atau timbal balik
Apabila kita memperhatikan ketiga unsur tersebut di atas maka akan
tampak unsur yang pertama adalah unsur yang umum yang dipergunakan
dalam komunikasi, sedangkan unsur kedua dan ketiga adalah unsur yang
khusus dipergunakan dalam hubungan masyarakat ( humas ).

4. KOMUNIKASI UNTUK MENYELESAIKAN MASALAH

Tujuannya adalah untuk mempelajari kapan komunikasi tepat untuk
berhubungan dengan masalah-masalah bisnis, untuk mempelajari bagaimana
cara menciptakan suasana agar pertemuan-pertemuan dapat berhasil, untuk
mempelajari bagaimana menyusun agenda rapat, untuk mempelajari bagaimana
menyusun sebuah kelompok diskusi, untuk mempelajari yang bersifat sebagai
pimpinan dan untuk mengetahui keadaan suatu kelompok. Ini dimaksudkan
untuk membantu meningkatkan kemampuan anda dalam memecahkan masalah
ketika berhubungan dengan kelompok-kelompok kecil. Tegasnya, suatu
pertimbangan mengikuti langkah-langkah akan sangat membantu untuk
meningkatkan pertemuan-pertemuan kelompok yaitu yakin akan metode yang
digunakan, ciptakan suasana yang menyenangkan, rencanakan jadwal, susunan
pembahasan, gunakan gaya kepemimpinan yang tepat, mengikuti
perkembangan kelompok dan tindak lanjut setelah pertemuan.
Metode yang digunakan adalah penting untuk berhati-hati didalam
menentukan pilihan metode untuk membuat keputusan. Yakin bahwa metode
ini adalah yang terbaik untuk mencapai tujuan. Sewaktu-waktu rapat kelompok
tidak diperlukan dan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien dengan
langsung diputuskan atau menggunakan komunikasi tertulis. Banyak organisasi
yang menggunakan metode kelompok secara luas untuk informasi komunikasi
yang penting dan membuat keputusan-keputusan.
Ada keuntungan dan kerugian dalam metode kelompok.
Alasan utama yang sering disebutkan untuk menggunakan metode-metode kelompok antara
lain :
1. Keputusan yang berkualitas lebih baik. Sebagian besar para ahli setuju
bahwa banyak kepala lebih baik daripada hanya satu, sedangkan kualitas
keputusan sangat dipengaruhi oleh kualitas masing-masing, metode-
metode kelompok sangat memperhatikan timbal balik, uraian, dan
pengaruh arus balik itu penting untuk kualitas keputusan.
2. Keputusan kelompok membuat perkembangan dukungan yang lebih besar.
Manajer yang membuat keputusan tanpa masukan dari bawahannya sering
mengeluh tentang kekurangan dukungan dan memilih jalan yang mudah
untuk keputusan baru. Para pegawai yang mencoba keputusan sendiri
biasanya menerimanya dengan lebih lengkap. Manajer yang merasakan
keluhan-keluhan dalam prosedur baru untuk menyeleksi waktu cuti akan
melakukan dengan baik untuk membiarkan anggota kelompok menentukan
keputusan termotivasi untuk melaksanakannya. Keputusan yang diambil
adalah tanggung jawab mereka maka mereka mempunyai kepentingan
atas keputusan yang telah diambil tersebut.
4. Metode rapat atau kelompok menimbulkan resiko yang lebih efektif dalam
proses pengambilan keputusan. Bila dalam rapat membuat suatu
keputusan, maka pembuat keputusan tersebut dalam dirinya akan timbul
perasaan yang kuat untuk bertanggung jawab. Perasaan ini akan
menimbulkan suatu kreativitas sehingga dapat menghasilkan suatu
keputusan yang tepat. Mereka akan sangat mendukung itu karena
menganggap bahwa keputusan itu merupakan hasil bersama.
Adapun kerugian metode kelompok ini ada sejumlah pembatasan untuk
mempertimbangkannya :
1. Metode kelompok memakan waktu yang cukup panjang.
Dalam mengambil keputusan sering terjadi salah paham dan kesepakatan sering
sulit dicapai. Keuntungan dalam keputusan rapat harus dievaluasi dengan
membandingkan waktu yang dibutuhkan untuk mempersiapkan rapat
dengan kerugian atas hilangnya produktivitas perusahaan.
2. Metode kelompok atau rapat meminta keahlian atau keterampilan
pemimpin. Dalam rapat sulit untuk dapat memenuhi seluruh keinginan
para pesera rapat. Bila tidak ada keahlian pemimpin bisa menimbulkan
rasa frustrasi, ini berarti bahwa manager sebagai pemimpin juga harus
mempunyai pengetahuan dan keahlian berbicara dengan proses psychologi
( konflik, perbedaan harapan, perbedaan status ).
3. Keputusan kelompok kadang-kadang menggambarkan rata-rata keahlian
dalamkelompok. Seringkah kompromi dan persetujuan cenderung didalam
kelompok-kelompok yang berperan penting untuk sebuah keputusan yang
kurang berharga.
4. Keputusan kelompok dapat membuat kesalahan dalam menghasilkan dugaan.
Contohnya tentang manajer yang mengatakan kepada anggota kelompok
bahwa pemasukan mereka penting dan meletakkan keputusan ditangan
mereka, tetapi ketika mereka membuat keputusan yang tidak berkenan
dengan dugaan manajer, manajer itu pergi dan membuat keputusan akhir
cara mereka.
5. Keputusan kelompok dapat menghasilkan suatu tekad yang kuat untuk
melaksanakan keputusan tersebut. Individu-individu yang terlibat dalam
rapat akan mempunyai rasa yang kuat untuk melaksanakan keputusan
tersebut karena individu yang terlibat merasa memberikan sebagian
Pembahasan ini tentang keuntungan dan kerugian metode kelompok yang
menyarankan bahwa anda harus yakin metode ini adalah jalan yang terbaik
untuk mencapai tujuan anda.

Salah satu cara terbaik untuk memudahkan kelompok yang efektif adalah
dengan menciptakan suatu lingkungan yang baik dalam mencapai tujuan-
tujuan. Ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan, antara lain :
1. Motivasi
Sebuah kelompok akan mendapatkan awal yang baik jika para anggotanya
mempunyai rasa saling memerlukan dan motivasi untuk mengadakan rapat.
Dengan kata lain, para anggotanya harus merasa bahwa rapat sangat
diperlukan. Seringkah rapat dijalankan dengan tidak memberikan pendapat
akan perkara tersebut. Ini cara yang tepat untuk penyusunan atau
pembentukan kelompok sebelum rapat dimulai.
2. Lokasi rapat
Dalam rapat sangatlah penting untuk mempertimbangkan lokasi rapat.
Ditempat pertemuan-pertemuan dipegang dasar-dasar pikiran dimana para
pegawai bekerja, sehingga mereka mendapatkan keuntungan dengan
menyesuaikan diri.
3. Merencanakan rapat
Perencanaan adalah salah satu elemen pokok untuk suatu kesuksesan
rapat kelompok.
Banyak pimpinan mengeluarkan sebuah perjanjian besar seperi
pengaturan-pengaturan fisik dan tak seorangpun mengetahui apa yang akan
benar-benar terjadi dalam rapat.
Mereka dengan jelas berpikir bahwa mereka akan setuju dengan persoalan-
persoalan rapat di pertemuan.
Kelompok komunikasi lebih efektif untuk menyelesaikan masalah bisnis.
Salah satu jalan yang terbaik untuk memudahkan pertemuan kelompok yang
efektif adalah menciptakan disiplin, peraturan dan lain-lain dalam tujuan dari
kelompok. Pimpinan yang efektif juga harus menjadi komunikator yang efektif,
contohnya hubungan antar pribadi dimana kepemimpinan dalam kelompok
menunjukkan kemampuan pemakaian komunikasi yang efektif.